Meilleure technologie grâce au micro-approvisionnement : deuxième partie
Il s’agit de la deuxième partie d’une série de deux billets portant sur le micro-approvisionnement de travail numérique. Dans ce deuxième article, nous examinons ce qui peut rendre la mise en œuvre du micro-approvisionnement difficile, ainsi qu’un aperçu de ce que nous planifions à EDSC.
Qu’est-ce qui empêche le GC de faire du micro-approvisionnement de travail numérique
La “toile” de règles d’approvisionnement est bien réelle. Les agents d’approvisionnement qui ont une formation approfondie en la matière nous aident à naviguer cette toile. Ils veillent à ce que les choses soient faites dans les règles et à ce que personne ne perde son pouvoir de signature financière ou, pire, ne soit licencié. Comme toute politique, cependant, la politique d’approvisionnement est sujette à interprétation et, de ce fait, la tolérence au risque (de la part de l’agent d’approvisionnement, de l’équipe, du dirigeant principal des finances ou de l’administrateur général) peut être un facteur dans la mise en œuvre de toute innovation en matière d’approvisionnement. On peut considérer qu’il est moins risqué de faire les choses comme elles ont toujours été faites. Dans le même ordre d’idées, une crainte de vérification a été mentionnée dans le rapport sur la réduction de la bureaucratie interne (anglais) comme étant un incitatif de « la nécessité de documenter chaque étape du processus, ce qui, à son tour, entraîne une lourde paperasserie, le tout dans un format papier ». Mais comme le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement l’a souligné dans son dernier rapport annuel, la simplification et la rationalisation de l’approvisionnement au GC “peut exiger un degré plus élevé de tolérance au risque.
Il existe un autre défi lié à l’approvisionnement. Nous savons que la politique d’approvisionnement du GC offre une souplesse pour établir un processus simplifié pour les achats de faible valeur. Toutefois, cette souplesse existe parce que la politique ne dit pas explicitement que cela ne peut pas être fait. Par conséquent, il y a très peu de lignes directrices sur la façon de faire du micro-approvisionnement dans les documents de politique ou au niveau ministériel. Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement l’a souligné dans son Rapport sur la faible valeur monétaire de 2019 en déclarant que « La vérification a permis de constater que, malgré l’adoption des politiques sur les marchés du gouvernement du Canada, le processus interne du SCT n’était pas soutenu par un cadre politique assez articulé propre à la passation de CFV “surtout dans le cas des autorités contractantes non spécialisées.” »
Les règles ministérielles d’approvisionnement peuvent également créer des obstacles à l’établissement d’initiatives de micro-approvisionnement au GC. Contrairement aux politiques, les règles ministérielles d’approvisionnement peuvent varier considérablement d’un ministère à l’autre. Cela est particulièrement vrai pour les règles relatives à l’utilisation des cartes de crédit. Les politiques ne dictent pas des choses comme les limites des cartes de crédit et les limites des transactions individuelles, mais les règles ministérielles le font. Lorsqu’on envisage de mettre en place une initiative de micro-approvisionnement au GC, une bonne première étape serait d’apprendre les règles de votre ministère en matière d’utilisation des cartes de crédit.
En ce qui concerne la TI, pour que le micro-approvisionnement de travail numérique (spécifiquement le code source) soit possible, nous devons diviser notre travail en petits blocs de code réutilisable. Cela représente un défi car, en TI au gouvernement du Canada, nous ne sommes pas habitués à travailler de cette manière. Depuis de nombreuses années, nous regroupons les tâches de programmation en grands projets de livraison de logiciels. L’ébauche du Modèle cible de livraison de solution TI (anglais) d’EDSC suggère que « Pour mieux fournir des services aux Canadiens, nous devons améliorer la réactivité de la TI, sans quoi la boucle de rétroaction entre les décideurs politiques et les Canadiens sera trop longue, ce qui affectera la capacité d’EDSC d’itérer sur sa conception de politiques et de devenir une organisation agile ». Alors que nous nous dirigeons vers une méthode de travail agile/DevOps, avec des déploiements le jour même, le besoin d’avoir des plus petits ensembles de travail (et de pouvoir acquérir ces plus petits ensembles de travail) augmente.
Finalement, et certainement pas le moins important, tout changement de systèmes nécessite de briser les silos et de travailler ensemble sur ce changement. La mise en place d’un processus et d’un système de micro-approvisionnement de travail numérique implique, par nécessité, la participation de pairs issus à la fois des directions générales du DPI et du DPF d’un ministère. Travailler ensemble entre directions générales au GC peut être difficile. Nous devons apprendre à parler la langue de l’autre, et nous devons être flexibles.
Nos plans à EDSC
La compréhension de ces défis nous a permis d’aller de l’avant avec un projet pilote de micro-acquisition. Nous sommes extrêmement chanceux à EDSC d’avoir une équipe formidable d’innovation en matière d’approvisionnement avec laquelle nous (Stratégie TI) travaillons en partenariat dans le cadre du projet pilote. Ensemble, nous développons un processus de micro-approvisionnement simplifié et d’encadrement pour permettre aux équipes de réaliser des micro-approvisionnements (dans l’étendue du projet pilote) sans l’intervention d’agent des achats. Nous travaillerons ouvertement et partagerons les mises à jour au fur et à mesure que le projet pilote avancera.