Étude de diagnostic - Guide pratique

Préparatiom à l’entrevue

Cette section est destinée à être lue AVANT de mener les entrevues, afin de vous préparer à les effectuer.

Contexte

L’équipe de la stratégie TI organise des entretiens avec tous les directeurs et directeurs exécutifs de la DGIIT afin de comprendre leur expérience quotidienne au sein de la DGIIT. Nous utiliserons les informations recueillies pour guider et informer le développement de stratégies et de plans à venir. Le but de cet exercice est d’examiner comment nous pouvons investir dans les capacités internes pour améliorer la prestation de services de la DGIIT.

À la fin de cette période d’entrevues, l’équipe de la stratégie TI produira un rapport « Ce que nous avons entendu » qui synthétisera les réponses et gardera l’anonymat des personnes interrogées. La décision touchant la publication de ce rapport ne sera prise qu’après sa rédaction.

Chacun des 80 directeurs et directeurs exécutifs de la DGIIT ciblés pour ces exercices d’entrevue a reçu une trousse d’entrevue contenant les 20 questions que vous leur poserez, ainsi que quelques détails sur les raisons pour lesquelles l’équipe de la stratégie TI entreprend cet exercice. La trousse d’entrevue leur a été envoyée au moins deux semaines à l’avance pour leur donner le temps de réfléchir et de discuter avec les membres de leur équipe afin de recueillir leur point de vue et d’assurer la meilleure utilisation de leur temps.

Il y a six catégories de questions :

Questions préliminaires (en vue d’obtenir des renseignements démographiques)
Questions ciblant le point de vue du directeur
Questions ciblant le point de vue des membres de l’équipe du directeur
Questions ciblant le point de vue des membres de l’équipe du directeur sur les autres équipes de la DGIIT
Modèle de travail hybride commun
Questions finales/réflexion

Pour certaines questions, selon les réponses, vous chercherez de plus amples renseignements. Ces questions et les questions exploratoires sont indiquées dans la section « QUESTIONS D’ENTREVUE » du présent document.

Comment tout ceci se déroule

L’entrevue ne prendra pas plus d’une heure. Il y aura un intervieweur et un preneur de notes dans la salle. Seul le preneur de notes doit prendre des notes des réponses. L’intervieweur doit demeurer concentré sur le directeur qui répond aux questions.

En lieu sûr

La sécurité psychologique est la clé du succès de cet exercice d’entrevue. Par conséquent, Toutes les réponses enregistrées au cours de l’enquête resteront confidentielles et seront consignées de manière autonome (aucun nom ne sera enregistré).

Temps de pause pour faire le bilan

Après chaque entrevue, vous serez accordé une heure pour organiser vos notes et en faire la révision si vous le désirez, avant de les stocker dans le référentiel SharePoint privé. Ces notes serviront de référence dans les semaines à venir lors de la rédaction du rapport “Ce que nous avons entendu”.

Le guide

Cette section est destinée à être lue AVANT de mener les entrevues, afin de vous préparer à les effectuer.

Configuration

Asseyez-vous de façon à ce que la personne que vous interviewez puisse vous voir sans bouger la tête (ceci s’applique également au preneur de notes).
Rappel : ils sont les experts et c’est vous qui sont les débutants. Ne leur faites pas la morale.
L’objectif est qu’on puisse établir un rapport au cours de l’entrevue.

L’entrevue

Filez avec le vent. Il est correct de ne pas s’en tenir strictement à l’ordre des questions ;
Il est permis de poser des questions d’approfondissement/ ou de suivi (les questions de suivi n’ont pas à être les mêmes pour tout le monde). Par ex. :
- Posez des questions à partir d’indices émotionnels : « Pourquoi riez-vous quand vous mentionnez le système x ? »
- Demandez pourquoi : « J’ai essayé de faire adopter ce format à ma patronne, mais elle ne veut pas le faire… » ; « Pourquoi pensez-vous qu’elle ne l’a pas fait ? »
- Posez des questions exploratoires délicates : « Vous avez mentionné une situation difficile qui a changé votre utilisation. Pouvez-vous me dire quelle était cette situation ? »
- Posez des questions touchant des expressions singulières. « Pourquoi l’appelez-vous la grotte aux chauve-souris ? »
Exemples de questions approfondies : Interviewing users : How to uncover compelling insights par Steve Portigal.
- Posez la question la plus courte possible sans suggérer une réponse ;
- Le silence est correct. Comptez jusqu’à cinq avant de parler ;
- Vérifiez si vous avez reçu une réponse à la question. Si ce n’est pas le cas, posez des questions plus approfondies ;
- Donnez à votre interlocuteur de nombreuses façons de réussir ;
- Utilisez des phrases de transition tels que « Super, maintenant j’aimerais changer d’orientation. »
- Il se peut qu’ils vous posent des qurestions en retour. Essayez de toujours vous concentrer sur eux… il n’est pas question de vous.

Prendre des notes

Si le directeur amène des gens à la réunion, assurez-vous que les notes mentionnent s’il s’agit du directeur qui parle ou si c’est des subordonnés directs qui auront la parole ;
Maintenir un contact visuel le plus possible pendant l’écriture ;
Si le participant communique mieux avec le preneur de notes, il est possible que l’intervieweur et le preneur de notes changent de rôle (ce changement de rôle ne doit pas cependant interrompre le flux).

Après l’entrevue

L’interviewer et le preneur de notes doivent faire un débriefing immédiatement après l’entrevue.

Scénario pour commencer l’entrevue

Bonjour <’nom du participant’>, merci d’être venu aujourd’hui. Je m’appelle <’nom de l’animateur’>, je suis membre de l’équipe de la stratégie des TI et je vais vous guider dans cette séance aujourd’hui. Voici ma collègue <’nom du preneur de notes’> ; elle va m’aider à faciliter l’entrevue.

Comme vous le savez peut-être déjà, l’objectif de l’entrevue est de nous aider à comprendre l’expérience des équipes au sein de la DGIIT. Nous allons nous servir de ces informations pour éclairer l’élaboration des stratégies à venir. La séance ne devrait pas durer plus d’une heure.

J’aimerais vous demander la permission de prendre des notes pendant l’entrevue.

Toutes vos réponses durant cette entrevue demeureront strictement confidentielles, et aucun nom ou équipe ne sera associé à des réponses dans nos notes. Une fois que toutes les entrevues seront terminées, nous élaborerons un rapport « Ce que nous avons entendu » que nous allons partager avec vous. Ce document ne contiendra pas de noms ou de commentaires normatifs qui pourraient accidentellement mettre en évidence une équipe particulière. La décision sur la façon dont le rapport sera publié à la DGIIT ne sera prise seulement que lorsque le rapport sera terminé.

Comme nous n’enregistrons aucun nom, si une demande de protection des renseignements personnels est reçue dans le cadre de cet exercice, la réponse sera “zéro”. Pour les mêmes raisons, bien que cet exercice soit compatible avec l’AIPRP, puisqu’il n’y a pas de noms dans nos notes, il n’y aurait pas de noms dans la réponse de l’AIPRP.

En nous préparant pour cette série d’entrevues, nous avons consulté l’équipe ministérielle des Valeurs et de l’éthique pour nous assurer de respecter toutes nos exigences en matière de valeurs et d’éthique.

Acceptez-vous de participer à cet entrevue ? (obtenir la réponse verbalement uniquement).

Si la réponse est non

Nous comprenons. Nous vous remercions pour le temps que vous nous avez consacré.

Autre

Veuillez SVP comprendre qu’il est correct de se retirer à tout moment pendant l’entrevue si vous n’êtes pas à l’aise.

Avant de commencer les questions, je veux que vous compreniez qu’il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses aux questions que je vais vous poser aujourd’hui.

Vous n’allez blesser personne car nous voulons simplement savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour améliorer la situation.

Questions d’entrevue

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