Clôture du projet pilote de micro-acquisition
C’est officiel, le projet pilote de micro-acquisition est maintenant fermé. À la lumière des leçons que nous en avons tirées, nous souhaitons vous faire connaître les principaux éléments qui, à notre avis, sont nécessaires pour réussir une initiative d’approvisionnement comme celle-ci. Si vous songez à mettre sur pied une initiative d’approvisionnement semblable, ce blogue est pour vous!
Les cinq éléments requis pour réussir une initiative de micro-approvisionnement en codage au gouvernement du Canada
Établir un partenariat entre la TI et la Direction générale de la dirigeante principale des finances
L’expertise et l’autorité de la Direction générale de la TI et la Direction générale de la dirigeante principale des finances (DGDPF) sont requis pour une initiative de micro-approvisionnement liée au code.
Votre équipe de paiement devra probablement obtenir l’approbation écrite de la DGDPF pour commencer à payer pour du code avec une carte de crédit.
Pour obtenir cette approbation, la DGDPF devra convenir que vous pouvez utiliser une carte de crédit pour un achat concernant une propriété intellectuelle (PI). Les achats par carte de crédit au gouvernement du Canada s’accompagnent d’une facture et non d’un contrat. Vous devez donc trouver une façon différente d’obtenir l’accord de toutes les parties en ce qui a trait à la PI lorsqu’il s’agit de l’achat d’un code. À EDSC, il existait déjà un processus d’utilisation des ententes de PI d’une page pour certains achats par carte de crédit. La DGDPF a collaboré avec nous pour rédiger une entente de PI d’une page à utiliser pour tous les achats dans le cadre du projet pilote de micro-acquisition.
Vous devrez également obtenir l’approbation de la DGDPF si vous souhaitez utiliser une passerelle de paiement comme PayPal (utile si votre public cible comprend des pigistes et des étudiants, car la plupart d’entre eux n’ont pas de dispositifs de point de vente). Ici aussi, nous avons été chanceux, car la DGDPF d’EDSC disposait déjà d’un processus permettant de payer par PayPal; nous avons simplement dû rédiger une justification en vue d’obtenir une approbation générale pour utiliser PayPal pour tous les paiements de micro-acquisition.
En disposant d’une expertise en TI (développement et conception) au sein de l’équipe, vous serez en mesure de créer, à l’interne, le site Web où vous afficherez des offres d’emploi. Ce n’est pas essentiel, mais cela vous fera gagner du temps et vous permettra d’améliorer facilement le site au fur et à mesure. Nous avons construit notre site sur GitHub, qui était hébergé sur GitHub Pages, et avons utilisé un domaine du projet alpha.canada.ca. Le tout gratuitement. Grâce à l’expertise en matière d’expérience utilisateur (EU) au sein de l’équipe, nous avons pu nous assurer que la conception du site Web répondait aux besoins des utilisateurs, ce que nous avons vérifié au moyen d’essais d’EU avant le lancement.
L’expertise en TI au sein de l’équipe vous permettra également de répondre aux questions techniques qui seront soulevées lors des approbations et des rencontres avec les clients. Il était essentiel pour nous d’avoir quelques experts en logiciels libres au sein de l’équipe. Ils ont assisté à des réunions avec des clients potentiels, répondu à des questions sur la délivrance de licences, examiné les critères d’acceptation du code et ont, au besoin, été disponibles pour répondre au client pendant le processus d’examen du code.
Prendre le temps d’établir des relations
Une initiative comme celle-ci vise en fait à établir des relations plus que tout. La relation la plus importante (comme nous l’avons dit) est entre la TI et la DGDPF, mais ce n’est pas la seule. Votre réseau de relations devra être plus vaste que cela pour lancer votre initiative d’approvisionnement en TI.
Établissez rapidement une relation avec l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC). Rencontrez le représentant syndical de votre ministère ou présentez-vous au comité auquel votre représentant syndical participe dans votre ministère. Pour l’IPFPC, [TI + approvisionnement = impartition], et si quelque chose ressemble à de l’impartition, ils veulent en savoir plus et être consultés à ce sujet. Même si votre projet pilote est modeste et entraîne une faible dépense de fonds contractuels, n’attendez pas pour leur parler.
Si vous n’êtes pas déjà au courant de tout ce qui touche la « politique d’approvisionnement », établissez des relations avec les experts en politiques – au sein de votre équipe de la DGDPF, mais aussi au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Rencontrez des personnes qui mènent des initiatives similaires ou connexes, comme l’équipe d’échange de développeurs de la C.-B. (en anglais seulement), le paiement en 15 jours de SPAC, le marché numérique de Services partagés Canada ou TechNation (en anglais seulement), les initiatives d’approvisionnement et d’emploi en TI autochtones (à EDSC et à SPAC) pour rechercher des synergies et partager les leçons apprises.
Renseignez-vous sur le travail accompli par le Soutien en approvisionnement Canada (anciennement Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME)) et voyez si votre initiative vous permet de vous entraider. Si oui, communiquez avec lui. Le Soutien en approvisionnement Canada offre une formation aux petits fournisseurs sur la façon de présenter une demande de marché gouvernemental. Il connaît très bien les défis auxquels font face les fournisseurs pour obtenir des contrats du gouvernement du Canada, et nous a fourni beaucoup de conseils pour nous assurer que nous ne créions pas, par inadvertance, des obstacles pour les fournisseurs.
Communiquez avec les membres du personnel du Service numérique canadien (SNC). Non seulement certains d’entre eux possèdent une expertise et une expérience considérables en matière de logiciels libres, mais ils gèrent aussi certains produits que vous pourriez vouloir intégrer à votre initiative. Dans le cadre de notre projet pilote, nous avons utilisé l’application Notification du Service numérique canadien (SNC) et les formulaires du gouvernement du Canada. Nous avons établi une relation de soutien mutuel dans le cadre de laquelle le SNC a élaboré nos formulaires et en a testé gratuitement l’accessibilité en ligne. Puis, nous avons participé à des séances de rétroaction des utilisateurs pour ces produits.
Avoir une culture de travail de développement agile à l’interne et de soutien pour les logiciels libres
Une culture de travail de développement agile à l’interne facilitera la recherche de clients pour votre initiative de micro-approvisionnement de code.
Les équipes qui travaillent de façon agile auront déjà un retard quant aux problèmes survenant durant les sprints qui sont faciles à résoudre par micro-approvisionnement. Donc, plus il y a d’équipes qui travaillent de cette façon dans votre organisation, mieux c’est.
Les organisations qui appuient déjà l’utilisation du code source libre auront mis en place des processus pour intégrer le code source libre, et l’équipe du projet de micro-approvisionnement n’aura pas à consacrer du temps à changer les cœurs et les esprits dans ce domaine.
Enfin, il est essentiel d’avoir une culture qui favorise le codage interne. Il faut des personnes capables de formuler des codes afin de cerner les occasions de codage puis d’utiliser et d’intégrer les codes achetés.
Si ces éléments culturels ne sont pas en place dans votre organisation, prévoyez, dans cette optique, de consacrer du temps et des ressources à des activités de gestion du changement supplémentaires. Vous aurez besoin d’un cadre supérieur responsable de ce changement et l’équipe du projet de micro-approvisionnement devra l’appuyer. Ce travail va au-delà des activités de gestion du changement requises uniquement pour la nouvelle option d’approvisionnement.
Établir une base de fournisseurs intéressés
Il est essentiel de vous assurer de disposer d’une vaste base de fournisseurs qui souhaiteraient se porter candidats à des offres d’emploi, car seuls ceux qui sont disponibles lorsqu’une telle offre est affichée et qui possèdent les compétences requises y postuleront. Plus votre base de fournisseurs est grande, plus vous aurez de chances de trouver un fournisseur capable d’effectuer le travail.
Déterminez les fournisseurs potentiels et renseignez-vous auprès d’eux. Nos fournisseurs cibles étaient les petites et moyennes entreprises, les pigistes et les étudiant(e)s. Notre meilleur mécanisme de communication s’est avéré être un lien que nous avons mis sur la page Emploi étudiant de Canada.ca. Depuis la mise en ligne de ce lien, un flot constant de fournisseurs s’inscrivent à notre liste d’envoi. Le message que le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME) a communiqué directement à son réseau de fournisseurs a également été utile. Notre compte Twitter s’est révélé être notre mécanisme le moins efficace pour joindre les fournisseurs, car il ne nous a permis de recevoir qu’une foule de réponses d’employés du gouvernement du Canada.
Veiller à ce que les premières offres correspondent bien à la portée du projet pilote
Bien entendu, vous voulez augmenter les possibilités sur le site. Certains fournisseurs nous ont dit que s’il n’y avait pas beaucoup d’occasions à saisir en même temps, ils ne se donneraient pas la peine de revenir sur le site. Toutefois, le fait d’afficher des occasions qui ne s’inscrivent pas totalement dans la portée des travaux fera en sorte que certaines personnes s’interrogeront.
Des clients et fournisseurs potentiels se tourneront vers les occasions déjà affichées pour comprendre votre projet pilote. Trouvez les occasions qui permettent de démontrer le besoin et la valeur du projet pilote et affichez-les en premier. Aussi, faire en sorte les premières offres d’emploi exige des ensembles de compétences qui sont facilement accessibles vous aidera à recevoir des candidatures.
Nous vous en donnons notre parole
Envisagez-vous de mener une initiative d’approvisionnement semblable? Parfait! Nous avons ajouté de nombreux documents pilotes au dépôt de micro-acquisition (en anglais seulement) (p. ex. les messages de l’application Notification que nous avons utilisés, nos documents sur les processus, l’analyse de rentabilisation, notre plan de communication et nos documents de communication). Tout ce qui s’y trouve est sous licence MIT, alors n’hésitez pas à prendre les artefacts, à les modifier et à les utiliser! Souhaitez-vous nous parler de ce projet pilote? Veuillez communiquer avec nous. Nous aimerions savoir ce que vous avez prévu, répondre à vos questions et vous faire part de nos expériences.
Plusieurs remerciements
Il ne fait aucun doute que nous n’aurions pas pu entreprendre ce travail sans le partenariat avec les membres de l’équipe d’innovation en approvisionnement d’EDSC. Nous tenons tout particulièrement à remercier Cassandra Andruchow, et Jacqueline Marcipont pour leur arrivée parmi nous.
Nous sommes également très reconnaissants envers l’équipe financière de la DGIIT qui a contribué à faire en sorte qu’il soit possible de réserver des fonds en utilisant cette nouvelle option d’approvisionnement, et qui a accepté d’être la détentrice de la carte de crédit pour le projet pilote.
Nous sommes infiniment reconnaissants envers tous les fournisseurs qui se sont inscrits à la liste d’envoi et qui ont démontré qu’il y a une demande de leur part pour ce type d’approvisionnement.
Bien entendu, nous devons également remercier les employés de SPAC et du SNC pour leur aide et leurs conseils en cours de route. Vous vous reconnaîtrez! :-)
Dernières réflexions
Soyons honnêtes! Nous n’avons pas atteint nos objectifs ni atteint les paramètres de réussite du projet pilote. Nous n’avons affiché qu’une occasion (sur les 10 visées). Mais en ce qui concerne les projets pilotes, l’avantage n’est pas seulement d’atteindre les objectifs, mais aussi d’apprendre. Comme nous l’avons décrit ici et dans notre rapport de clôture détaillé, l’équipe a beaucoup appris au cours de ce projet pilote. Nous nous sentons vraiment heureux d’avoir participé à la magie qui peut se produire lorsque les directions générales collaborent, et d’avoir prouvé que, oui, au gouvernement du Canada, nous pouvons payer pour du code à faible coût en utilisant les cartes de crédit et PayPal! Merci à EDSC d’être prêt à entreprendre un projet pilote expérimental comme celui-ci!